Projekt 4
So spart unser Kunde täglich Stunden bei der Informationssuche
Wie war die Ausgangssituation?
Ein mittelständisches Dienstleistungsunternehmen im Bereich der Informationssicherheit und Datenschutz verfügte bislang über keine KI-gestützte Unterstützung bei der Nutzung und Auswertung seiner internen Informationen. Relevante Dokumente wie Schulungsunterlagen, Handlungsempfehlungen, eigene Dokumente zur Informationssicherheit sowie zur Schwachstellenanalyse lagen ausschließlich als PDF- oder Word/Excel-Dateien vor. Die Mitarbeitenden mussten benötigte Inhalte mühsam manuell durchsuchen, was zeitintensiv war und zu einer inkonsistenten Informationsbereitstellung führte.
Welche Zielsetzungen wurden vorgegeben?
- Reduzierung des zeitlichen Aufwands bei der Informationssuche
- Verbesserung der inhaltlichen Qualität der Antworten auf interne Fragestellungen
- Kontextbezogene Aufbereitung der Informationen aus unterschiedlichen Dokumenten
- Förderung einer höheren Akzeptanz und Nutzung der bestehenden Wissensbestände im Unternehmen
Wie wurde das Problem gelöst?
Im Rahmen des Projekts wurde Copilot für Microsoft 365 in die bestehende Microsoft-365-Umgebung des Kunden integriert und für die gezielte Nutzung interner Inhalte konfiguriert.
Wesentliche Schritte dabei waren:
- Analyse der bestehenden Dokumentenstruktur und relevanten Informationsquellen
- Migration und strukturierte Ablage der PDF-Dokumente in Microsoft SharePoint, um sie für Copilot kontextbezogen nutzbar zu machen
- Einrichtung von Sicherheits- und Berechtigungsstrukturen, um einen kontrollierten Zugriff auf sensible Inhalte sicherzustellen
- Erstellung eines Copilot-Agenten, welcher als Datenbasis die zur Verfügung gestellten internen Dokumente verwendet und vorgegebene Anweisungen befolgt, sodass diese nicht bei jedem Prompt (bei jeder Eingabe) mitgegeben werden müssen
- Schulung der Mitarbeitenden in der effektiven Nutzung des Copilot-Agents für gezielte Abfragen zu Datenschutz- und Zertifizierungsthemen
- Durch diese Maßnahmen ist es nun möglich, benötigte Informationen KI-gestützt und deutlich schneller aus den vorhandenen Dokumenten abzurufen, gezielt auszuwerten und für neue Fragestellungen aufzubereiten
Sonstige Informationen:
Enterprise data protection: Microsoft garantiert, dass sämtliche Eingaben in Copilot innerhalb der Microsoft-365-Umgebung verbleiben und nicht zum Training der zugrunde liegenden Modelle herangezogen werden. Damit ist die datenschutzkonforme Verarbeitung der Inhalte sichergestellt.
Das Projekt hat bei den Mitarbeitenden zu einer spürbaren Entlastung geführt und die Effizienz bei der Bearbeitung datenschutz- und zertifizierungsrelevanter Aufgaben erheblich gesteigert. Gleichzeitig wurde die Qualität der bereitgestellten Informationen verbessert, da sie nun konsistenter und aktueller sind.
Mit der Projektdurchführung war PROKOPP IT-CONSULTING beauftragt.
